Penerimaan dan Pendistribusian Barang

PENERIMAAN BARANG

A.      Pengertian Penerimaan Barang

Penerimaan barang adalah menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.

Didalam aktifitas penerimaan barang ini terdapat 3 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya:

–       Fisik barang yang diterima

–       Dokumentasi

–       Cara penanganan barang

1.       Fisik Barang Yang Diterima

Bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. Penerimaan yang bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil yang akan dicapai. Pada umumnya hasilnya adalah negatif. Jika ada penerimaan tanpa harus menangani fisik barangnya, maka perlu dilakukan proses tambahan untuk memastikan keabsahan proses tersebut.

Prinsip penerimaan barang adalah menerima fisik barang secara langsung. Bukan hanya dokumennya saja.

Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba/dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen pengantaran.

–       Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan

–       Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch

–       Kuantitas barang vs dokumen

2.       Dokumentasi

–       Dokumen

               Pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan dengan barang yang dikirimkan.

–       Dokumen pemesanan

               Barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan.

–       Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN (Delivery Note), DO (Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan).

–       Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan juga.

3.       Cara Penanganan Barang

v  Persyaratan penanganan

          Kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima. Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus atau perlu dilakukan penanganan khusus dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitannya atau masalah lainnya.

–       Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya

–       Gunakan peralatan yang sesuai

–       Pahami aturan keselamatannya

Dalam kegiatan administrasi penerimaan sarana kantor biasanya beberapa dokumen sebagai berikut :

1.    Bukti penerimaan barang.

2.    Laporan penerimaan barang (receiving report).

Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi tentang rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian.

B.      Tahap Penerimaan Barang

Tahapan Penerimaan Barang, anatar lain:

1.       Masuk gudang.

2.       Parkir dan antri.

3.       Bongkar muat di loading dock.

4.       Penyusunan barang bongkaran.

5.       Pengecekan barang vs dokumen.

6.       Pemasukan data kedalam system.

7.       Legitimasi dokumen.

8.       Keluar gudang.

C.      Prosedur Penerimaan Barang

Departemen penerimaan barang menerima barang bersama-sama dengan slip pengepakan, selanjutnya mencocokkan barang yang diterima dengan arsip order pembelia, memeriksa kondisi fisik barang, menghitung kuantitas dan mengentry data penerimaan kekomputer.

–       Mengadministrasikan penyimpanan barang sarana kantor

Setelah menerima laporan penerimaan barang bersama-sama barangnya dari departemen penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang, kemudian menandatangani laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan tersebut ke bagian utang.

Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 kemungkinan yang dihadapi :

1.   Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan.

2.   Menerima barang yang rusak.

3.   Menerima barang dengan kuantitas rendah.

            Kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi atau pemegang yang satu kepada instansi atau pemegang yang lain. Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu.

            Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus diperhatikan yaitu ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya, ketepatan sasaran penyampaiannya, ketepatan kondisi barang yang di salurkan.

            Dalam rangka itu paling tidak 3 langkah yang sebaiknya di tempuh oleh bagian penanggung jawab penyimpanan atau penyaluran, yaitu penyusunan alokasi barang, pengiriman barang dan pengerahan barang.

PENDISTRIBUSIAN BARANG

A.      Pengertian Pendistribusian Barang

Kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi atau pemegang yang satu kepada instansi atau pemegang yang lain. Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu.

            Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus diperhatikan yaitu ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya, ketepatan sasaran penyampaiannya, ketepatan kondisi barang yang di salurkan.

            Dalam rangka itu paling tidak 3 langkah yang sebaiknya di tempuh oleh bagian penanggung jawab penyimpanan atau penyaluran, yaitu penyusunan alokasi barang, pengiriman barang dan pengerahan barang.

B.      Langkah Pendistribusian Barang

1.       Penyusunan Alokasi

Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian atau pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing- masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh- sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional.

Dalam penyusunan alokasi barang tersebut perlu memperhatikan beberapa hal, yaitu penerimaan barang, waktu penyerahan barang, jenis barang, jumlah barang dan kegunaan atau keperluan barang.

2.       Pengiriman Barang

Pengiriman barang dari pusat- pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal, yaitu cara pengiriman, pengemasan, pemuatan, pengangkutan dan pembongkaran.

3.       Penyerahan Barang

     Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan lain sebagainya.

     Barang yang telah di terima di inventarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah kebenarannya di periksa berdasarkan daftar yang ada perlu surat pengantar, tidak berarti semua personil sekolah bisa menggunakan secara bebas. Barang – barang tersebut perlu di atur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan pertanggung jawaban. Apabila pendistribusiannya tidak di atur dengan sebaik-baiknya, pengelolaan perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dalam membuat laporan pertanggung jawabannya.

Dalam kaitan dengan perihal di atas, perlu adanya penyusunan alokasi pendistribusian. Dengan terlebih dahulu di lakukan penyusunan alokasi pendistribusian barang-barang yang telah di terima oleh sekolah yang dapat di salurkan sesuai dengan kebutuhan barang pada bagian – bagian sekolah, dengan melihat kondisi, kualitas, dan kuantitas barang yang ada. Semakin jelas alokasinya, semakin jelas pula pelimpahan tanggung jawab pada penerima. Dengan demikian pendistribusian akan lebih mudah di laksanakan dan di kontrol setiap saat. Tujuan akhir penyusunan alokasi tersebut pada akhirnya adalah untuk menghindari pemborosan yang seharusnya tidak terjadi.

C.      Arus Dokumen

Adapun arus dokumen pada aktifitas pengiriman dapat dilihat pada gambar sebagai berikut:

1.       Bagian gudang menerima 3 lembar bukti permintaan dan pengeluaran barang (BPPBG).

2.       Proses pengkajian dan mengisikan kuantitas barang sesuai dengan BPPBG.

3.       Lembar 1 bersambung kebagian akuntansi dan dicatat pada kartu gudang.

4.       Lembar 2 dikirimkan kebagian pengiriman barang bersamaan dengan barang pesanan.

5.       Lembar 3 dijadikan arsip permanen berdasarkan urutan nomor.